Qu’est-ce que le mandat SEPA ?
Le mandat SEPA est l’autorisation écrite qu’un débiteur (celui qui paie) donne à un créancier (celui qui encaisse) pour que ce dernier puisse émettre des prélèvements sur son compte bancaire. C’est le fondement du prélèvement SEPA (SDD) : sans lui, aucune banque n’accepte le prélèvement.
En bref
- Le mandat est signé par le débiteur avant le premier prélèvement.
- Il est conservé par le créancier, pas par la banque. Conservez-le pendant toute la durée de vie du mandat + 14 mois après le dernier prélèvement.
- Chaque mandat possède une référence unique de mandat (RUM) choisie par le créancier.
- Deux variantes : CORE (standard, particuliers) et B2B (entre entreprises).
- Il peut être signé sur papier ou électroniquement, à condition d’en conserver la preuve.
Les éléments d’un mandat valable
Un mandat SEPA doit comporter :
- Les coordonnées du créancier : nom, adresse et identifiant créancier SEPA (ICS) ; voir qu’est-ce que l’identifiant créancier SEPA.
- Les coordonnées du débiteur : nom, adresse, IBAN et BIC facultatif.
- La référence unique de mandat (RUM) : choisie par le créancier ; elle doit être unique au sein de son organisation.
- Le type de paiement : récurrent ou ponctuel.
- Le schéma : CORE ou B2B.
- Les mentions légales : autorisant le créancier à prélever et la banque du débiteur à débiter le compte.
- La date et la signature du débiteur.
Vous pouvez télécharger notre modèle de mandat SEPA gratuit.
Qui conserve le mandat ?
Le créancier (vous, si vous encaissez). La banque du débiteur peut en demander une copie à tout moment, généralement après une réclamation. Si vous ne pouvez pas la produire, le prélèvement est remboursé au débiteur et votre banque vous en répercute le coût avec des frais de retour.
Durées de conservation
| Situation | Durée |
|---|---|
| Mandat actif | Toute la durée de vie du mandat |
| Après le dernier prélèvement | Au moins 14 mois (délai maximal de remboursement) |
| Contrôles fiscaux | Selon les exigences de votre administration fiscale (souvent 6 ans ou plus) |
CORE vs B2B
| Point | CORE | B2B |
|---|---|---|
| Débiteur autorisé | Particuliers et entreprises | Entreprises uniquement |
| Délai de remboursement pour le débiteur | 8 semaines sans motif + 13 mois si non autorisé | Uniquement si la banque du débiteur le prévoit contractuellement |
| Pré-notification à la banque du débiteur | Non requise | Requise avant le premier prélèvement |
| Risque pour le créancier | Plus élevé | Plus faible |
Signature électronique du mandat (e-mandat)
Un mandat signé en ligne est valable lorsque :
- Le débiteur est identifié par des moyens suffisants (cachet qualifié, banque en ligne, identification vidéo…).
- Le journal de signature est conservé (date, IP, empreinte du document, identité).
- Le document signé contient exactement les mêmes données que la version papier.
Modifications
Si un élément change (IBAN du débiteur, nom du créancier, ICS), vous n’avez pas besoin d’un nouveau mandat : le créancier doit signaler le prochain prélèvement comme une modification (amendment) en indiquant quel champ a changé par rapport au mandat d’origine.
Conclusion
Le mandat SEPA est votre filet de sécurité pour encaisser. Prenez-en soin : une mauvaise référence ou un mandat manquant se traduisent par des impayés qui coûtent cher. Lorsque vous générez votre fichier SEPA avec GenerateSEPA, nous veillons à ce que chaque prélèvement porte une référence de mandat cohérente.
