Wat is een SEPA-machtiging?
De SEPA-machtiging is de schriftelijke toestemming die een debiteur (de partij die betaalt) geeft aan een incassant (de partij die int), zodat die incasso’s kan uitvoeren op de bankrekening van de debiteur. Het is de basis van de SEPA-incasso (SEPA Direct Debit, SDD): zonder machtiging accepteert geen enkele bank de incasso.
In het kort
- De debiteur tekent de machtiging vóór de eerste incasso.
- De incassant bewaart hem, niet de bank. Bewaar hem zolang de machtiging actief is + 14 maanden na de laatste incasso.
- Elke machtiging heeft een machtigingskenmerk (Unique Mandate Reference, UMR) dat de incassant kiest.
- Twee varianten: Core (standaard, consumenten) en B2B (tussen bedrijven).
- Je kunt hem op papier of elektronisch laten tekenen, zolang je het bewijs bewaart.
Onderdelen van een geldige machtiging
Een SEPA-machtiging moet bevatten:
- Gegevens van de incassant: naam, adres en incassant-ID (Creditor Identifier, CID); zie wat is het SEPA-incassant-ID.
- Gegevens van de debiteur: naam, adres, IBAN en optioneel de BIC.
- Machtigingskenmerk (UMR): gekozen door de incassant; moet uniek zijn binnen de organisatie.
- Soort betaling: doorlopend of eenmalig.
- Schema: Core of B2B.
- Juridische tekst: waarin de incassant toestemming krijgt om te incasseren en de bank van de debiteur om af te schrijven.
- Datum en handtekening van de debiteur.
Je kunt ons gratis sjabloon voor de SEPA-machtiging downloaden.
Wie bewaart de machtiging?
De incassant (jij, als je incasseert). De bank van de debiteur kan op elk moment om een kopie vragen, meestal na een klacht. Kun je hem niet laten zien, dan wordt de incasso aan de debiteur terugbetaald en berekent je bank de kosten aan je door, inclusief kosten voor de storno.
Bewaartermijnen
| Situatie | Termijn |
|---|---|
| Machtiging actief | De hele looptijd van de machtiging |
| Na de laatste incasso | Minimaal 14 maanden (maximale termijn voor terugboeken) |
| Belastingcontroles | Wat je belastingdienst vereist (vaak 6 jaar of langer) |
Core vs B2B
| Onderwerp | Core | B2B |
|---|---|---|
| Toegestane debiteur | Particulieren en bedrijven | Alleen bedrijven |
| Termijn voor terugboeken door de debiteur | 8 weken zonder opgaaf van reden + 13 maanden bij geen toestemming | Alleen als de bank van de debiteur dat contractueel toestaat |
| Melding aan de bank van de debiteur | Niet nodig | Verplicht vóór de eerste incasso |
| Risico voor de incassant | Hoger | Lager |
Elektronisch ondertekenen (e-machtiging)
Een online getekende machtiging is geldig als:
- De debiteur met voldoende betrouwbare middelen is geïdentificeerd (gekwalificeerd zegel, internetbankieren, video-identificatie…).
- Het logbestand van de ondertekening wordt bewaard (datum, IP-adres, hash van het document, identiteit).
- Het getekende document precies dezelfde gegevens bevat als de papieren versie.
Wijzigingen
Verandert er iets (IBAN van de debiteur, naam van de incassant, incassant-ID), dan heb je geen nieuwe machtiging nodig: de incassant moet de volgende incasso markeren als wijziging (amendment) en aangeven welk veld is veranderd ten opzichte van de oorspronkelijke machtiging.
Conclusie
De SEPA-machtiging is je vangnet bij het incasseren. Ga er zorgvuldig mee om: een verkeerd kenmerk of een ontbrekende machtiging betekent onbetaalde incasso’s die je geld kosten. Maak je je SEPA-bestand met GenerateSEPA, dan zorgen wij dat elke incasso een consistent machtigingskenmerk meekrijgt.
