AVG en het bewaren van SEPA-machtigingen: wat bewaar je en hoe lang?
Bewaarplicht voor machtigingen volgens de AVG en de SEPA-regels: 14 maanden na de laatste incasso, vorm en traceerbaarheid.
In het kort
De machtiging (originele handtekening of elektronische handtekening) moet je minstens 14 maanden na de laatste incasso bewaren. De AVG vereist dat je de grondslag voor de verwerking kunt onderbouwen en dat de debiteur bezwaar kan maken.
Context
Beslissingen over SEPA neem je meestal één keer en daar werk je dan jaren mee. Dit artikel helpt je om meteen de juiste keuze te maken.
Praktische vergelijking
Als de regelgeving op jou van toepassing is, weeg dan deze vier factoren af:
- Kosten per transactie en kosten van terugboekingen.
- Operationele belasting: hoeveel uur per maand besteedt je team eraan?
- Controle en traceerbaarheid: moet je elke stap kunnen auditen?
- Klantervaring en opzeggingen per betaalmethode.
Wanneer het ertoe doet
Doe je per maand meer dan 50 terugkerende transacties, dan is het economische en operationele verschil duidelijk. Daaronder hangt de keuze meer af van het type klant en het land.
Probeer het met GenerateSEPA
Upload een testbestand in GenerateSEPA en vergelijk de werkwijze met je huidige aanpak. Het is gratis en je hebt er geen incassant-ID voor nodig. Controleer je bestand altijd met onze SEPA XML-validator voordat je het bij je bank indient.
Conclusie
Er is geen antwoord dat voor iedereen geldt. Maar je hebt nu de criteria om op basis van gegevens te beslissen.
