B2B-machtiging voor SEPA-incasso: zo werkt de zakelijke incasso
2026-03-14
Je levert elke maand onderdelen aan een installatiebedrijf in Eindhoven. De facturen worden betaald, maar steeds een paar weken te laat, en elke maand moet iemand nabellen. Een automatische incasso zou helpen, maar met een gewone Core-incasso kan je klant elke afschrijving binnen 8 weken zonder reden laten terugboeken. Voor grote zakelijke bedragen is dat een risico.
Daarvoor bestaat de B2B-machtiging: de machtiging voor de zakelijke SEPA-incasso. Je zakelijke klant geeft je toestemming om op afgesproken data van zijn rekening af te schrijven en ziet daarbij af van het terugboekrecht van 8 weken. In ruil daarvoor moet hij de machtiging bij zijn eigen bank laten registreren, die elke incasso daartegen controleert.
In dit artikel lees je hoe de B2B-incasso verschilt van Core, wat er in een B2B-machtiging moet staan, hoe je het XML-bestand opbouwt en welke fouten de meeste incasso’s laten mislukken.
Wat is een B2B-machtiging?
Een B2B-machtiging is het juridische document onder de zakelijke incasso. In plaats van te wachten tot je klant een factuur overmaakt, haal jij als incassant het bedrag op de afgesproken datum op. Het schema is alleen bedoeld voor betalers die geen consument zijn: bedrijven, zzp’ers en andere ondernemers. De regels zijn in alle SEPA-landen gelijk, dus het maakt niet uit of je klant in Utrecht, Antwerpen of Keulen zit.
Het is vooral geschikt voor terugkerende zakelijke bedragen: B2B-software-abonnementen, vaste leveringen aan groothandels of huur van bedrijfsruimte. Algemene achtergrond over machtigingen lees je in wat een SEPA-machtiging is.
Kernpunt: een B2B-machtiging haalt het terugboekrisico van de consumentenincasso weg. Daarmee wordt de incasso een voorspelbare inkomstenstroom, mits de machtiging geldig is en de rekening gedekt.
B2B-machtiging versus Core: de verschillen
Het belangrijkste verschil zit in het terugboekrecht.
- Core: de betaler kan elke geautoriseerde incasso binnen 8 weken zonder reden laten terugboeken, en tot 13 maanden als er geen geldige machtiging was.
- B2B: de betaler ziet in de machtiging af van het terugboekrecht voor geautoriseerde incasso’s. Is een incasso eenmaal afgeschreven, dan is hij definitief. Alleen een incasso zonder geldige machtiging kan je klant via zijn bank betwisten.
Daar staat een extra stap tegenover: je klant moet de B2B-machtiging vóór de eerste incasso bij zijn bank registreren. De bank vergelijkt elke incasso met die registratie.
| Kenmerk | B2B (zakelijke incasso) | Core |
|---|---|---|
| Voor wie | Alleen betalers die geen consument zijn | Consumenten en bedrijven |
| Terugboeken zonder reden | Niet mogelijk | Binnen 8 weken |
| Zonder geldige machtiging | Betwisten via de bank | Binnen 13 maanden terugboeken |
| Registratie bij bank betaler | Verplicht, vóór de eerste incasso | Niet nodig |
| Code in het XML-bestand | B2B |
CORE |
| Contract met je eigen bank | Apart contract voor zakelijke incasso | Incassocontract voor Core |
Voor de aanlevertermijn geldt sinds 2016 volgens het SEPA-reglement van de EPC voor zowel Core als B2B dat het bestand uiterlijk één bankwerkdag voor de incassodatum bij de bank van de betaler moet zijn. Je eigen bank hanteert daarnaast een eigen uiterste aanlevertijd; die vind je in je bancontract. Meer over het verschil lees je in het helpartikel Core of B2B.
Vuistregel: kies B2B voor vaste zakelijke klanten met hogere bedragen, en Core voor particulieren of voor klanten die de registratie bij hun bank niet willen regelen.
Wat moet er in een B2B-machtiging staan?
De B2B-machtiging is het bindende document waarmee je mag afschrijven. Is hij onvolledig, dan wordt je incasso geweigerd of later als onterecht aangemerkt.
Verplichte gegevens
- Een duidelijke titel waaruit blijkt dat het een machtiging voor zakelijke SEPA-incasso (B2B) is.
- Gegevens van incassant en betaler: volledige naam en adres van beide bedrijven.
- Rekening van de betaler: het IBAN (en eventueel de BIC) van de rekening die je belast.
- Je incassant-ID: je unieke identificatie als incassant, die je via je bank krijgt bij het afsluiten van je incassocontract.
- Machtigingskenmerk: een uniek kenmerk van maximaal 35 tekens dat jij toekent.
- Type betaling: doorlopend of eenmalig.
- Plaats, datum en handtekening van een tekenbevoegde bij de betaler.
Het machtigingskenmerk is de sleutel die elke incasso aan deze machtiging koppelt. Geef elke machtiging een eigen kenmerk. Meer daarover lees je in machtigingskenmerk uitgelegd.
De afstand van het terugboekrecht
Het wezenlijke verschil met een Core-machtiging is de tekst waarin de betaler bevestigt dat hij:
- jou toestemming geeft om incasso’s van zijn rekening aan te bieden;
- zijn bank toestemming geeft om die incasso’s af te schrijven;
- begrijpt dat hij na de afschrijving geen recht heeft op terugboeking door zijn bank.
Zonder die tekst is het geen geldige B2B-machtiging. Zorg dat je klant weet wat hij tekent: hij geeft het terugboekrecht op dat hij van consumentenincasso’s kent.
Machtigingen beheren
- Veilig bewaren: je moet een machtiging snel kunnen tonen als de bank van je klant of je klant erom vraagt.
- Wijzigingen vastleggen: stapt je klant over naar een andere bank, dan legt hij de wijziging ook weer bij zijn bank vast. Koppel nieuwe versies aan de oorspronkelijke machtiging.
- Controlespoor: leg vast wanneer de machtiging is getekend, wanneer de klant de registratie bij zijn bank heeft bevestigd en wanneer je hebt geïncasseerd.
- Bewaartermijn: bewaar de machtiging zolang je erop incasseert en daarna lang genoeg om vragen of geschillen te kunnen beantwoorden. Meer in bewaartermijn van SEPA-machtigingen.
Een gratis invulbaar sjabloon vind je in het helpcentrum: SEPA-machtiging als pdf. Wil je machtigingen (Core of B2B) automatisch uit je klantgegevens maken, dan kan dat met de add-on Machtigingen in de SEPA-machtiginggenerator.
Het XML-bestand voor een B2B-incasso
Met een getekende en geregistreerde machtiging vertel je je bank met een XML-bestand (pain.008) wat er geïncasseerd moet worden. Het bestand heeft drie lagen:
-
Groepsheader (
<GrpHdr>): het voorblad met een uniek berichtkenmerk, het aanmaakmoment, het aantal transacties en het totaalbedrag. -
Betalingsinformatie (
<PmtInf>): een batch met dezelfde incassodatum en dezelfde rekening van de incassant. Hier geef je aan dat het om B2B gaat. -
Transacties (
<DrctDbtTxInf>): per klant de naam, het IBAN, het bedrag en het machtigingskenmerk met de datum van ondertekening.
Een volledig uitgewerkt voorbeeld vind je in het pain.008.001.02 voorbeeld.
B2B-velden waar het om draait
Het belangrijkste veld is de Local Instrument-code in <PmtInf>: voor een zakelijke incasso is dat B2B. Daarmee past de bank de B2B-regels toe. Zet Core- en B2B-incasso’s dus in aparte batches.
Het tweede aandachtspunt is het sequentietype (<SeqTp>): FRST voor de eerste incasso, RCUR voor volgende, FNAL voor de laatste en OOFF voor een eenmalige. Gebruik de volgorde die je bank voorschrijft en houd per machtiging bij welke incasso’s al zijn gedaan.
Fouten die je bestand ongeldig maken
-
Ongeldige tekens: tekens als
&of letters met accenten in namen of omschrijvingen kunnen tot afkeur leiden. -
Verkeerde datumnotatie: alle datums moeten
JJJJ-MM-DDzijn, niet20-11-2026. - Logische fouten: het totaal in de groepsheader komt niet overeen met de transacties, of het sequentietype past niet bij de geschiedenis van de machtiging.
Van Excel naar een B2B-incassobestand
Een B2B-bestand met de hand bouwen is foutgevoelig. Met een converter upload je je gewone Excel- of CSV-bestand en zet de software het om naar XML.
Met GenerateSEPA koppel je de kolommen in je spreadsheet aan de velden van het incassobestand: ‘Klantnaam’ naar de naam van de betaler, ‘Factuurbedrag’ naar het bedrag, ‘IBAN klant’ naar het IBAN. Je kiest het schema B2B en de software zet de juiste code in het bestand. De IBAN’s worden gecontroleerd voordat het bestand wordt gemaakt, en de koppeling wordt onthouden voor de volgende run. Zit je facturatie in je eigen software, dan kun je hetzelfde via de API laten gebeuren. Het bestand upload je daarna zelf in de zakelijke omgeving van je bank.
Veelvoorkomende fouten bij B2B-incasso’s
Fouten bij de B2B-incasso vallen in drie groepen: de machtiging, het bestand en de controle bij de bank van je klant.
Machtiging en bestand. Een machtigingskenmerk in je bestand dat afwijkt van de getekende machtiging, een verkeerd sequentietype of een ongeldig teken in een naam. Controleer je bestand voor het uploaden in de SEPA-incasso XML-validator.
Redencodes van de bank van je klant:
| Redencode | Betekenis | Wat je doet |
|---|---|---|
| MD01 | Geen geldige machtiging: niet geregistreerd of gegevens wijken af | Klant vragen de machtiging (opnieuw) bij zijn bank te registreren en de gegevens te vergelijken |
| AM05 | Dubbele incasso | Nagaan of deze incasso al eerder is gedaan |
| AC04 | Rekening opgeheven | Nieuw IBAN en een nieuwe machtiging vragen, die opnieuw geregistreerd moet worden |
| MS02 | Geweigerd door de betaler | Contact opnemen en uitzoeken waarom |
MD01 is bij B2B veruit de meest voorkomende. Vraag je klant daarom altijd om een bevestiging van de registratie voordat je de eerste incasso aanbiedt. Een korte e-mail voorkomt veel gedoe. Meer over deze code lees je in het helpartikel over MD01.
Checklist: je eerste B2B-incasso
| Stap | Wat je doet | Wanneer |
|---|---|---|
| 1 | Contract voor zakelijke incasso met je bank regelen | Eenmalig |
| 2 | B2B-machtiging met afstand van terugboekrecht laten tekenen | Per klant |
| 3 | Bevestiging vragen dat de klant de machtiging bij zijn bank heeft geregistreerd | Voor de eerste incasso |
| 4 | Vooraankondiging sturen met bedrag en datum | Voor elke incasso |
| 5 | Incassobestand met code B2B maken en valideren |
Voor elke run |
De B2B-machtiging geeft je zekerheid bij zakelijke incasso’s, maar alleen als machtiging, registratie en bestand op elkaar aansluiten. Probeer GenerateSEPA 7 dagen gratis en maak je eerste B2B-incassobestand vanuit je eigen Excel.
Veelgestelde vragen
- Wat is een B2B-machtiging?
- Een B2B-machtiging is de toestemming die een bedrijf geeft om via de zakelijke SEPA-incasso van zijn rekening af te schrijven. Anders dan bij de Core-incasso ziet de betaler af van het recht om een geautoriseerde incasso binnen 8 weken te laten terugboeken. De betaler moet de machtiging ook bij zijn eigen bank laten registreren.
- Kan een particulier een B2B-machtiging afgeven?
- Nee. De B2B-incasso is alleen bedoeld voor betalers die geen consument zijn, zoals bedrijven, zzp'ers en andere ondernemers. Voor particulieren gebruik je de Core-incasso, met het terugboekrecht van 8 weken.
- Wat gebeurt er als mijn klant de B2B-machtiging niet bij zijn bank registreert?
- Dan weigert de bank van je klant de incasso, meestal met redencode MD01 (geen geldige machtiging). Vraag je klant daarom om de registratie te bevestigen voordat je de eerste incasso aanbiedt. Ook als de gegevens in je bestand niet overeenkomen met de geregistreerde machtiging, wordt de incasso geweigerd.
- Kan ik een eenmalige incasso doen met een B2B-machtiging?
- Ja. De B2B-incasso werkt voor doorlopende en voor eenmalige incasso's. Je geeft het type aan in de machtiging en gebruikt het bijbehorende sequentietype in je XML-bestand, OOFF voor eenmalig. Ook voor een eenmalige incasso moet de machtiging bij de bank van je klant zijn geregistreerd.
