SEPA-incasso Core: zo werkt het schema voor automatische incasso

Je eerste incassorun staat klaar. Honderd klanten, een Excel-lijst, een incassocontract bij de bank. En dan vraagt het uploadscherm naar een “sequentietype” en een incassodatum, en twijfel je of een zakelijke klant de incasso straks nog kan terugdraaien.

Het antwoord zit in de regels van de SEPA-incasso Core: het standaardschema voor automatische incasso in euro, in heel het SEPA-gebied. Het werkt voor consumenten en bedrijven, met dezelfde machtiging, dezelfde XML-structuur en dezelfde termijnen, of je klant nu in Utrecht, Antwerpen of Madrid bankiert. Wie de vier bouwstenen kent (machtiging, sequentietype, termijnen en het XML-bestand), voorkomt de meeste afkeur en storneringen.

In deze gids lees je hoe het Core-schema werkt, welke termijnen gelden, welke rechten je klant heeft en hoe je het pain.008-bestand leest dat je naar de bank stuurt.

Wat is het SEPA-incasso Core-schema?

Het Core-schema is vastgelegd in het rulebook van de European Payments Council. Sinds de overstap naar SEPA in 2014 is het de standaard voor automatische incasso in Nederland.

Voor jou als incassant betekent dat:

• Eén proces voor heel SEPA. Een incasso die je bij ING, Rabobank of ABN AMRO aanlevert, wordt door een bank in België, Duitsland of Spanje net zo verwerkt.
• Lagere administratieve last. Geen aparte nationale formaten of regels per land.
• Voorspelbare cashflow. Vaste termijnen, dus je weet wanneer het geld binnenkomt.
• Voor iedereen bruikbaar. Core werkt voor consumenten én bedrijven.

Naast Core bestaat het B2B-schema, alleen voor zakelijke debiteuren en zonder terugboekrecht. Daarover verderop meer.

Kernpunt: Core maakt een incasso in euro naar het buitenland net zo eenvoudig als een binnenlandse. Dat is de grootste winst voor het mkb.

De bouwstenen van een Core-incasso

De SEPA-machtiging

Elke Core-incasso begint met een machtiging: de toestemming van je klant om geld van zijn rekening af te schrijven. Zonder geldige machtiging mag je niet incasseren, en kan je klant tot 13 maanden later zijn geld terugvragen.

Een machtiging bevat altijd:

• Gegevens van de incassant: naam en adres van je bedrijf.
• Gegevens van de debiteur: naam, adres en IBAN van je klant.
• Machtigingskenmerk: een uniek kenmerk dat je zelf toekent.
• Incassant-ID: je unieke SEPA-identificatie, die je in Nederland via je bank krijgt.

Bewaar machtigingen zorgvuldig: bij een vraag van de bank of de klant moet je ze kunnen tonen. Wil je machtigingen als pdf maken uit dezelfde gegevens als je incassobestand, dan kan dat met de SEPA-machtiging-generator, een add-on van GenerateSEPA.

De sequentietypes

In het XML-bestand geef je per incasso aan wat voor soort incasso het is. Neem als voorbeeld een nieuw sportschoollidmaatschap:

Type	Betekenis	Voorbeeld
FRST	Eerste incasso onder een doorlopende machtiging	Inschrijfgeld van het nieuwe lid
RCUR	Vervolgincasso onder dezelfde machtiging	Maandelijkse contributie
OOFF	Eenmalige incasso, geen vervolg	Losse personal-trainingssessie
FNAL	Laatste incasso onder de machtiging	Laatste maand na opzegging

Sinds de aanpassing van het rulebook in 2016 is het niet meer verplicht om de eerste incasso als FRST aan te leveren: ook RCUR wordt dan geaccepteerd. Veel systemen gebruiken FRST nog wel, en dat is prima. Belangrijk is dat je OOFF alleen gebruikt bij een eenmalige machtiging: daarna mag je onder die machtiging niet meer incasseren.

De termijnen van een Core-incasso

Bij incasso draait alles om de incassodatum (D): de dag waarop het geld van de rekening van je klant wordt afgeschreven. De andere termijnen reken je terug vanaf die datum.

Vooraankondiging

Vóór elke incasso moet je klant weten welk bedrag wanneer wordt afgeschreven. De standaardtermijn is 14 kalenderdagen vóór de incassodatum. Een kortere termijn mag, als je die met je klant hebt afgesproken, bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden. Bij vaste maandbedragen kan één jaaroverzicht volstaan.

Aanleveren bij de bank

Het Core-rulebook schrijft sinds november 2016 voor dat de bank van je klant de incasso uiterlijk één werkdag vóór de incassodatum (D-1) moet ontvangen, voor alle sequentietypes. Vóór 2016 golden aparte termijnen van vijf werkdagen voor eerste en twee voor vervolgincasso’s; die zie je in oudere handleidingen nog terug.

Je eigen bank hanteert meestal een eigen, ruimere aanlevertermijn en een tijdstip waarop het bestand binnen moet zijn. Die staat in je incassocontract. Lever je te laat aan, dan schuift de incassodatum op of wordt het bestand geweigerd.

Praktijkregel: Plan je aanlevering op de termijn van je eigen bank, niet op het minimum uit het rulebook. Een dag speling voorkomt een verschoven incassodatum.

Terugboekrecht: 8 weken en 13 maanden

Het Core-schema beschermt de betaler sterk:

Situatie	Termijn	Voorwaarde
Geautoriseerde incasso	8 weken na afschrijving	Zonder opgaaf van reden
Onterechte incasso (geen geldige machtiging)	13 maanden na afschrijving	Klant moet het betwisten

Binnen acht weken krijgt je klant zijn geld dus altijd terug als hij daarom vraagt, ook als de incasso klopte. Houd daar rekening mee in je cashflowplanning en zorg voor een goede afstemming tussen je bankafschriften en je debiteurenadministratie. Hoe je met storneringen omgaat, lees je in ons artikel over stornering bij automatische incasso.

Het SEPA XML-bestand begrijpen

Het bestand dat je naar de bank stuurt heet een pain.008-bestand (vaak versie pain.008.001.02). Het oogt technisch, maar is opgebouwd in drie logische niveaus.

Niveau 1: Group Header, de envelop

De Group Header (<GrpHdr>) vat het hele bestand samen:

• wie het bestand stuurt;
• hoeveel incasso’s erin zitten (<NbOfTxs>);
• het totaalbedrag (<CtrlSum>);
• wanneer het bestand is gemaakt.

Kloppen het aantal of het totaal niet met de inhoud, dan weigert de bank het hele bestand.

Niveau 2: Payment Information, de stapels

Binnen de envelop zitten één of meer Payment Information-blokken (<PmtInf>). Elk blok bevat gemeenschappelijke gegevens voor een groep incasso’s:

• de incassodatum (<ReqdColltnDt>);
• het sequentietype (FRST, RCUR, OOFF, FNAL);
• het schema (CORE of B2B);
• jouw IBAN en je incassant-ID.

Zo hoef je die gegevens niet per klant te herhalen.

Niveau 3: de afzonderlijke incasso’s

Elk blok Direct Debit Transaction Information (<DrctDbtTxInf>) is één incasso bij één klant:

• <InstdAmt>: het bedrag;
• <DbtrAcct>: de IBAN van je klant;
• <MndtId>: het machtigingskenmerk;
• <DtOfSgntr>: de datum van ondertekening;
• <EndToEndId>: je eigen referentie, vaak het factuurnummer.

Wie deze tags herkent, kan snel controleren of het juiste bedrag bij de juiste klant onder de juiste machtiging wordt geïnd. Een volledig voorbeeld zie je in het artikel over het pain.008.001.02-bestand.

Foutloze incassobestanden maken met GenerateSEPA

De theorie is één ding. In de praktijk moet je een Excel-lijst omzetten naar een XML-bestand dat de bank accepteert. Met GenerateSEPA gaat dat in drie stappen:

1. Upload je gegevens: een Excel- (.xlsx) of CSV-bestand uit je boekhouding.
2. Koppel je kolommen: geef aan welke kolom de naam, de IBAN, het bedrag, het machtigingskenmerk en de ondertekeningsdatum bevat. GenerateSEPA onthoudt die koppeling voor de volgende keer.
3. Genereer en controleer: het XML-bestand wordt gemaakt en IBAN’s en verplichte velden worden gecontroleerd vóór je uploadt.

Wil je het volledig automatiseren vanuit je CRM, ERP of eigen software, dan gebruik je de JSON-API. Controleer je bestand vóór het uploaden met de gratis SEPA-incasso XML-validator.

Veelgemaakte fouten in het Core-schema

Fout	Gevolg	Zo voorkom je het
Ongeldige IBAN	Afkeur van de incasso of het hele bestand	IBAN’s controleren vóór je het bestand maakt
Ontbrekend machtigingskenmerk of datum	Afkeur	Machtigingenregister compleet houden
OOFF opnieuw gebruikt onder dezelfde machtiging	Afkeur	Doorlopende machtiging gebruiken voor terugkerende bedragen
Te late aanlevering	Verschoven incassodatum of afkeur	Termijn van je eigen bank aanhouden
Zakelijke klant boekt grote factuur terug	Onverwacht gat in je cashflow	B2B-schema overwegen voor zakelijke klanten

Core werkt ook voor zakelijke klanten, maar ook zij hebben dan het terugboekrecht van acht weken. Voor hoge zakelijke bedragen is het B2B-schema daarom vaak beter: daar vervalt het terugboekrecht, maar de bank van je klant moet de machtiging vooraf registreren.

Checklist voor je volgende Core-incasso

Stap	Wat je doet	Wanneer
1	Incassocontract en incassant-ID bij je bank regelen	Eenmalig
2	Machtiging met kenmerk en datum vastleggen	Bij elke nieuwe klant
3	Vooraankondiging versturen	Minimaal 14 dagen vooraf, tenzij anders afgesproken
4	pain.008 maken en valideren	Vóór de aanlevertermijn van je bank
5	Bestand uploaden en goedkeuren	Binnen de termijn van je bank
6	Storneringen en terugboekingen verwerken	Tot 8 weken (en 13 maanden) na afschrijving

Maak van je Excel-lijst in een paar minuten een geldig Core-incassobestand: probeer GenerateSEPA gratis en upload je eerste bestand.

---

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen SEPA-incasso Core en B2B?

Core werkt voor consumenten en bedrijven en geeft de betaler 8 weken het recht om een incasso zonder reden terug te boeken. B2B is alleen voor zakelijke debiteuren: er is geen terugboekrecht, maar de bank van je klant moet de machtiging vooraf registreren.

Hoeveel dagen van tevoren moet ik een Core-incasso aanleveren?

Volgens het rulebook moet de bank van je klant de incasso uiterlijk één werkdag voor de incassodatum ontvangen, voor alle sequentietypes. Je eigen bank hanteert meestal een ruimere termijn en een vast tijdstip; die staat in je incassocontract.

Moet ik de eerste incasso als FRST aanleveren?

Dat is sinds de aanpassing van het rulebook in 2016 niet meer verplicht; een eerste incasso als RCUR wordt ook geaccepteerd. Gebruik OOFF alleen bij een eenmalige machtiging, want daarna mag je onder die machtiging niet meer incasseren.

Hoe lang kan een klant een SEPA-incasso terugboeken?

Binnen 8 weken na afschrijving zonder opgaaf van reden. Was er geen geldige machtiging, dan kan de klant de incasso tot 13 maanden na afschrijving betwisten. Bewaar machtigingen daarom zorgvuldig.

---

Gerelateerde artikelen