Hoe lang is een doorlopende machtiging geldig?

Een doorlopende machtiging heeft geen einddatum zolang je hem gebruikt. Incasseer je 36 maanden achter elkaar niets op de machtiging, dan vervalt hij automatisch. Daarna heb je een nieuwe getekende machtiging van je klant nodig.

Wat moet er op een machtigingsformulier voor automatische incasso staan?

Je naam, adres en incassant-ID, de naam en het adres van de betaler, het IBAN van de betaler, een uniek machtigingskenmerk, het soort machtiging (doorlopend of eenmalig) en datum en handtekening. Ontbreekt een van deze gegevens, dan is de machtiging niet geldig als basis voor een SEPA-incasso.

Wat moet ik doen als een klant van bank wisselt?

Je hoeft geen nieuwe machtiging te laten tekenen. Je verwerkt het nieuwe IBAN als wijziging van de bestaande machtiging en geeft die wijziging bij de eerstvolgende incasso mee in het incassobestand. Het machtigingskenmerk en de oorspronkelijke ondertekeningsdatum blijven gewoon gelden.

Hoe lang kan een klant een SEPA Core-incasso terugboeken?

Bij een geautoriseerde incasso heeft je klant 8 weken na de afschrijving om het bedrag zonder opgaaf van reden te laten terugboeken. Was er geen geldige machtiging, dan kan hij tot 13 maanden na de afschrijving een terugboeking vragen. Bij het B2B-schema bestaat dat terugboekrecht voor geautoriseerde incasso's niet.

Doorlopende machtiging SEPA Core: gegevens en regels

Je start met een abonnementsdienst, je sportschool groeit of je wilt eindelijk stoppen met achter facturen aan bellen. Je bank zegt: prima, maar dan heb je voor elke klant een SEPA Core-machtiging nodig. Wat is dat precies, wat moet erin en hoe kom je van een getekende machtiging naar geld op je rekening?

Een doorlopende machtiging voor SEPA-incasso Core is de formele toestemming van je klant om herhaaldelijk geld van zijn rekening af te schrijven. Het is de standaardafspraak onder elke automatische incasso in het SEPA-gebied, voor consumenten én bedrijven. In dit artikel lees je wat een Core-machtiging moet bevatten, wanneer je doorlopend of eenmalig kiest, hoe Core verschilt van B2B en hoe je incassobestand zonder afwijzingen bij de bank komt.

Wat is een doorlopende machtiging voor SEPA-incasso Core?

Iemand wijst op een laptop met een getekende SEPA-machtiging.

De machtiging is de sleutel tot het hele incassoproces. Het is een getekende afspraak die je bedrijf toestemming geeft om bedragen te incasseren voor abonnementen, facturen, contributies of huur. Zonder geldige machtiging van je klant (de betaler) heb je geen enkel recht om te incasseren.

Het SEPA Core-schema maakt de regels in heel Europa gelijk: incasseren bij een klant in Groningen werkt precies hetzelfde als bij een klant in Gent of Keulen. De nationale incassoregelingen zijn sinds 2014 opgegaan in dit Europese stelsel.

Kenmerk	Uitleg	Wat het voor jou betekent
Soort betaler	Consumenten en bedrijven	Eén systeem voor al je klanten
Bescherming betaler	8 weken terugboekrecht zonder opgaaf van reden	Wekt vertrouwen, met een beheersbaar risico voor jou
Beschikbaarheid	Alle banken in het SEPA-gebied moeten Core aanbieden	Je kunt incasseren bij elke klant met een SEPA-rekening
Type	Doorlopend of eenmalig	Past bij abonnementen en bij losse verkopen

Wat moet er in een doorlopende machtiging staan?

Blauwe kaart met 'SEPA DIRECT DEBIT Mandate Anatomy' op een bureau.

Het idee is eenvoudig, het document is precies. Elk veld heeft een functie, en een fout veld leidt later tot afgewezen incasso’s. Of het nu op papier is of digitaal, een Core-machtiging bevat altijd:

Gegevens van de incassant: je bedrijfsnaam, adres en je incassant-ID, de unieke code waarmee je SEPA-incasso’s doet. In Nederland vraag je die aan via je bank.
Gegevens van de betaler: volledige naam en adres van je klant.
Rekening van de betaler: het IBAN is het belangrijkste gegeven. De BIC is binnen SEPA meestal niet meer nodig.
Machtigingskenmerk: een unieke code van maximaal 35 tekens die jij aan deze machtiging geeft. Twee machtigingen van jou mogen nooit hetzelfde kenmerk hebben.
Soort machtiging: doorlopend of eenmalig.
Datum en handtekening: op papier of als geldige elektronische handtekening. In Nederland kan een klant ook digitaal tekenen via zijn eigen bank met Incassomachtigen, als jouw bank dat aanbiedt.

Een leeg model nodig? Met de generator op de pagina SEPA-machtiging maak je een PDF met alle verplichte velden ingevuld; die generator is een betaalde uitbreiding op het abonnement van GenerateSEPA.

Doorlopende of eenmalige machtiging: het praktische verschil

Met een doorlopende machtiging mag je herhaaldelijk incasseren, bijvoorbeeld elke maand of elk kwartaal. Hij blijft geldig zolang je minstens één keer per 36 maanden incasseert. Doe je 36 maanden niets, dan vervalt hij en heb je een nieuwe getekende machtiging nodig.

Kernpunt: een eenmalige machtiging geldt voor precies één incasso. Daarna is hij verbruikt. Wil je de klant later opnieuw belasten, dan moet hij een nieuwe machtiging tekenen.

Kies vanaf het begin het juiste type. Probeer je een tweede keer te incasseren op een eenmalige machtiging, dan wijst de bank die incasso af. Meer over de levenscyclus van een machtiging lees je in de gids over de SEPA-machtiging.

Machtigingen veilig beheren

De getekende machtiging is je bewijs. Betwist een klant een incasso als niet-geautoriseerd (dat kan tot 13 maanden na de afschrijving), dan is dat document je eerste verdediging. Je moet elke machtiging daarom bewaren en op verzoek een kopie kunnen leveren aan je eigen bank of die van de klant. Verwerk ook wijzigingen (zoals een nieuw IBAN) en intrekkingen direct in je administratie.

Doorlopende machtiging Core of B2B: welke kies je?

Bij de start van automatische incasso kies je tussen het Core- en het B2B-schema. Ze lijken op elkaar, maar hebben andere regels.

Core is de veelzijdige standaard: je incasseert bij consumenten én bedrijven. B2B is een specialistisch schema, alleen voor zakelijke betalers. Het grootste verschil is het terugboekrecht.

Vuistregel: bij Core kan je klant een geautoriseerde incasso binnen 8 weken zonder opgaaf van reden laten terugboeken. Bij B2B is een geautoriseerde incasso definitief. Gebruik B2B nooit voor consumenten.

Kenmerk	SEPA Core	SEPA B2B
Betalers	Consumenten en bedrijven	Alleen bedrijven en zelfstandigen
Aanbod banken	Verplicht voor alle SEPA-banken	Optioneel voor banken
Terugboekrecht	Ja: 8 weken bij geautoriseerde, 13 maanden bij niet-geautoriseerde incasso	Nee bij geautoriseerde incasso’s
Controle machtiging	De bank van de betaler controleert de machtiging niet	De betaler meldt de machtiging bij zijn bank, die hem vóór de eerste incasso controleert
Aanlevertermijn	Korter	Langer, meer vooruit plannen

Voor de meeste bedrijven met een mix van klanten is Core de logische keuze: één proces voor iedereen. B2B is interessant bij grote zakelijke bedragen waar zekerheid de extra administratie waard is. Meer over het schema lees je in de gids over SEPA Core.

Vergelijking van SEPA-incasso Core en B2B: doelgroep, terugboekrecht en machtigingsvoorwaarden.

Van machtiging naar incasso: zo werkt het incassobestand

Met een getekende machtiging heb je toestemming, maar nog geen geld. Daarvoor stuur je je bank een incassobestand: een XML-bestand volgens de standaard ISO 20022 pain.008. Het werkt als een vluchtplan: elk gegeven moet kloppen, anders vertrekt er niets.

XML-bestand maken: je verzamelt per klant het IBAN, het bedrag, de incassodatum, het machtigingskenmerk en de datum van ondertekening, en zet alles in één pain.008-bestand.
Uploaden bij je bank: je uploadt het bestand in het zakelijk internetbankieren van ING, Rabobank, ABN AMRO of je eigen bank. De bank controleert eerst de structuur.
Vooraankondiging: je laat je klant vooraf weten welk bedrag op welke datum wordt afgeschreven, bijvoorbeeld op de factuur of per e-mail. Standaard is dat uiterlijk 14 kalenderdagen van tevoren, tenzij je samen een kortere termijn hebt afgesproken.

Op de incassodatum wordt het geld automatisch afgeschreven en bijgeschreven op jouw rekening. Alles staat of valt met een correct XML-bestand.

Fouten in het incassobestand voorkomen

De bank belt je niet om te vragen wat je bedoelde. Het bestand wordt geaccepteerd of afgewezen. De meeste afwijzingen komen door kleine, vermijdbare fouten in de Excel- of CSV-gegevens:

Ongeldige tekens: tekens als €, & of letters met accenten worden in veel velden niet geaccepteerd. Eén zo’n teken in een naam of omschrijving kan het bestand laten afkeuren.
Fout IBAN: het IBAN heeft een vaste structuur met controlecijfers. Eén verkeerd cijfer en de incasso mislukt. Controleer nieuwe IBAN’s met de IBAN-validator.
Machtigingskenmerk klopt niet: het kenmerk in je bestand moet exact gelijk zijn aan dat op de machtiging. Een extra spatie of andere hoofdletter en de bank gaat ervan uit dat er geen geldige machtiging is.
Opmaakfouten: een datum als DD-MM-JJJJ in plaats van JJJJ-MM-DD of een ontbrekende afsluitende tag. Met het oog bijna niet te zien, voor een computer meteen.

Een extra controle vóór de upload doe je met de gratis SEPA-incasso XML-validator. Meer over controles lees je in de gids over de SEPA-bestandsvalidator.

Incassobestanden maken met GenerateSEPA

De regels kennen is één ding; een bestand maken dat de bank in één keer accepteert, is iets anders. De meeste teams hebben hun incassogegevens gewoon in Excel of CSV staan. GenerateSEPA zet dat bestand om in een pain.008-bestand, zonder dat je iets van XML hoeft te weten:

Gegevens voorbereiden: één rij per incasso met naam, IBAN, bedrag, machtigingskenmerk en datum van ondertekening, in Excel, CSV of JSON.
Uploaden en koppelen: je geeft aan welke kolom bij welk SEPA-veld hoort. De koppeling wordt onthouden.
XML downloaden: de IBAN’s worden gecontroleerd en je krijgt een pain.008-bestand (Core of B2B) dat je in je internetbankieren uploadt.

Ontwikkelaars kunnen hetzelfde automatiseren via de API, zodat je factureringssysteem de incassobestanden zelf aanmaakt.

Stap	Wat je doet	Wanneer
1	Incassant-ID en incassocontract regelen bij je bank	Vóór de eerste incasso
2	Doorlopende machtiging laten tekenen, met uniek kenmerk	Bij een nieuwe klant
3	Machtiging bewaren en wijzigingen verwerken	Doorlopend
4	Vooraankondiging sturen	Uiterlijk 14 dagen vooraf, of zoals afgesproken
5	pain.008 genereren en uploaden	Binnen de aanlevertermijn van je bank
6	Laatste incassodatum per machtiging bijhouden	Om verval na 36 maanden te voorkomen

Met een goed ingerichte doorlopende machtiging en een schoon incassobestand wordt automatische incasso een routineklus. Probeer GenerateSEPA 7 dagen gratis en maak je eerste incassobestand vanuit je eigen Excel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang is een doorlopende machtiging geldig?: Een doorlopende machtiging heeft geen einddatum zolang je hem gebruikt. Incasseer je 36 maanden achter elkaar niets op de machtiging, dan vervalt hij automatisch. Daarna heb je een nieuwe getekende machtiging van je klant nodig.
Wat moet er op een machtigingsformulier voor automatische incasso staan?: Je naam, adres en incassant-ID, de naam en het adres van de betaler, het IBAN van de betaler, een uniek machtigingskenmerk, het soort machtiging (doorlopend of eenmalig) en datum en handtekening. Ontbreekt een van deze gegevens, dan is de machtiging niet geldig als basis voor een SEPA-incasso.
Wat moet ik doen als een klant van bank wisselt?: Je hoeft geen nieuwe machtiging te laten tekenen. Je verwerkt het nieuwe IBAN als wijziging van de bestaande machtiging en geeft die wijziging bij de eerstvolgende incasso mee in het incassobestand. Het machtigingskenmerk en de oorspronkelijke ondertekeningsdatum blijven gewoon gelden.
Hoe lang kan een klant een SEPA Core-incasso terugboeken?: Bij een geautoriseerde incasso heeft je klant 8 weken na de afschrijving om het bedrag zonder opgaaf van reden te laten terugboeken. Was er geen geldige machtiging, dan kan hij tot 13 maanden na de afschrijving een terugboeking vragen. Bij het B2B-schema bestaat dat terugboekrecht voor geautoriseerde incasso's niet.